Документы, необходимые для командировки в 2022 году
В 2022 году работодатель имеет право отправить в деловую поездку сотрудника, который не относится к следующим категориям работников:
- несовершеннолетние, кроме спортсменов и творческих работников (ст. 268 ТК РФ);
- сотрудники, работающие по ученическому договору, если поездка не связана непосредственно с обучением (ст. 203 ТК РФ);
- беременные работники, даже при их согласии (ст. 259 ТК РФ);
- сотрудники с ограниченными физическими возможностями, кроме поездок с полным обеспечением условий труда для них (ст. 23 ФЗ №181-ФЗ).
Перед поездкой в командировку четко обозначается ее срок, место и время прибытия. За работником, помимо выданных командировочных, сохраняется место трудоустройства и средний заработок. Проживание, проезд и прочие расходы оплачиваются работодателем. Уточнить подробности допустимых затрат лучше заранее перед поездкой. Они обычно закрепляются локальным актом или специально разработанной инструкцией компании.
Этапы оформления командировки
Порядок оформления деловой поездки одинаков для большинства организаций. Исключениями могут стать определенные нюансы, связанные с деятельностью компании и ее финансовым состоянием. Документы, обязательные к заполнению перед командировкой:
- Служебная записка директору от руководителя отдела с просьбой согласования рабочей поездки. В документе указываются сроки, цель поездки, личные данные и должность командировочного;
- Заявление от сотрудника на выплату аванса для получения денежных средств, которые пойдут на покупку билетов и бронирование жилья. В авансовую выплату входят суточные, в том числе за выходные дни;
- Приказ о командировке по унифицированной форме (Т-9, Т-9а). Прежде, чем подписать документ, работник должен проверить свои данные, информацию о поездке (цель, срок, место), источники финансирования.
- При использовании личного или служебного автомобиля, компания разрабатывает и оформляет путевой лист.
После подписания перечисленных документов и получения денежных средств командированный сотрудник может отправляться в путь. Рабочая поездка начинается с дороги – это первый день командировки.
Документы, необходимые для подтверждения командировочных расходов
Помимо выполнения порученного задания, сотруднику нельзя забывать о сборе документации для подтверждения расходов во время командировки. Договоры, чеки, посадочные талоны, квитанции обоснуют затраты на проживание, транспорт и прочие служебные цели.
Авансовый отчет с предоставлением распечаток посадочных талонов, электронных билетов, чеков и квитанций об оплате жилья и перемещениях заполняется и сдается в бухгалтерию не позднее 3 суток со дня возвращения. В случае утери подтверждающего документа, сотрудник обязан составить служебную записку на возмещение потраченной суммы.
После получения документов и сверки трат с выданной ранее суммой денежных средств, бухгалтерия производит перерасчет, в результате которого командировочный либо возвращает оставшиеся деньги, либо получает излишне потраченную сумму. Во избежание конфликтных ситуаций, стоит заранее ознакомиться с инструкцией возмещения командировочных расходов, разработанной работодателем.
Выбирая отель «Ключевой элемент» для проживания в командировке, гости гарантированно получают полный пакет подтверждающих документов. Бронируйте номер на сутки или более длительный период, заполнив форму заказа на нашем сайте!
